Im Fokus

Zeitmanagement als Erfolgsfaktoren im beruflichen und privaten Alltag

Wir werden jeden Tag mit einer riesigen Menge an neuen Informationen konfrontiert. Emails, SMS Nachrichten, Telefonate, Facebook News, … prasseln nur so auf uns nieder und wollen von uns gefiltert, priorisiert und bearbeitet werden. Tendenz steigend!!

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, gewinnt das Thema Zeitmanagement immer mehr an Bedeutung. Im Vergleich zu vielen anderen Fachdisziplinen, wie z.B. Java Programmierung oder Character Animation lässt sich Zeitmanagement nicht nur im beruflichen Alltag, sondern auch wunderbar und sehr hilfreich im privaten Alltag einsetzen.

Jede Aufgabe sollte geplant und in den Kalender eingetragen werden.

Jede Aufgabe sollte geplant und in den Kalender eingetragen werden.

Interessanterweise ist der Ausdruck Zeitmanagement komplett falsch, da wir die Zeit in keiner Weise beeinflussen können. Der richtige Ausdruck dafür ist entweder Selbstmanagement, wenn es um unsere eigene Organisation geht oder Projektmanagement, wenn wir ein Team organisieren müssen. Da sich Selbstmanagement aber zu „therapeutisch“ anhört, wird der Ausdruck Zeitmanagement ins Rennen geschickt und in Büchern und Seminaren vermarktet.

Selbstmanagement

Da wir die Zeit an sich nicht managen, also führen oder anleiten können, muss sich das wohl auf uns selbst beziehen. Wir müssen also dafür sorgen, dass wir die an uns gestellten Aufgaben und Anforderungen zum richtigen Zeitpunkt erledigt haben. Wie kann man hier vorgehen?

Kein Management ohne Ziele – auch beim Selbstmanagement ist die Zieldefinition die Voraussetzung für alle weiteren Maßnahmen und Bemühungen. Die Kunst bei der ganzen Sache liegt jetzt in der Art und Weise, wie die Ziele definiert und formuliert werden. Der Klassiker bei Zeitmanagement Seminaren auf die Frage hin „Welche Ziele verfolgen Sie durch die Teilnahme an diesem Seminar“ ist die Antwort „ich möchte weniger Stress und mehr Zeit für mich persönlich haben“. Das ist der Anfang vom Ende und der Einstieg ins Hamsterrad der Unzufriedenheit. Nicht mehr gestresst zu sein, bedeutet für jeden von uns etwas anderes. Wir selber interpretieren das wahrscheinlich auch, je nach Tagesform, sehr unterschiedlich. Ziele dürfen nicht abstrakt und schwammig formuliert werden.

Tipps für die Definition von Zielen :

  • verständlich
  • nachvollziehbar
  • realistisch
  • terminier- und kontrollierbar

Aus dem Beispiel „ich möchte keinen Stress mehr haben“ könnten folgende separate Zieldefinitionen werden.

  • Ich möchte jeden Dienstag und Donnerstag um 17 Uhr aus dem Büro zum Sport gehen
  • Ich möchte jede Woche drei Stunden Zeit für das Lesen der neuesten Fachlektüre haben
  • Ich plane mir für dich nächsten drei Freitage jeweils zwei Stunden Zeit ein, um einen Vortrag vorzubereiten
  • Ich möchte am Abend bevor ich Hause gehe alle Aufgaben erledigt oder eingeplant haben

All diese Ziele lassen sich wunderbar terminieren und vor allem auch kontrollieren. Diese persönliche Zieldefinition ist der Ausgangspunkt der Planung und ein Plan ist in der Regel ein lebendes Dokument. Änderungen sich hier natürlich genau so erlaubt, wie in den Zeitplänen großer Projekte. Wichtig ist immer nur, dass manche der ursprünglich definierten Ziele angepasst und den aktuellen Anforderungen entsprechend umgeplant werden.

Zeitfresser

Neben der Zieldefinition ist das Ausschalten von sogenannten Zeitfressern ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Selbstmanagements. Die größten und häufigsten Zeitfresser im beruflichen Alltag sind meist unnötige Besprechungen, ein permanent offenes Emailprogramm, ständig klingelnde Telefone und Kollegen/-innen, denen selbst langweilig ist und jemanden zum Smalltalk suchen.

Viele Besprechungen können von ihrer Effizienz her drastisch gesteigert werden, indem man sich folgende Fragen stellt und natürlich auch beantwortet:

  • Was ist das Ziel der Besprechung
  • Wer moderiert die Besprechung
  • Wer muss bei der Besprechung unbedingt dabei sein, weil Entscheidungen zu treffen sind
  • Wer braucht nicht bei der Besprechung dabei sein (nicht weil man etwas vorenthalten will, sondern niemandem die Zeit stehlen möchte)

Ungestörte Arbeitszeit:

Manche Aufgaben benötigen unsere volle Aufmerksamkeit. Viele von uns kommen gar nicht mehr auf die Idee sich selber zu schützen und sich durch einfache Mittel ein Zeitfenster von z.B. zwei Stunden zu verschaffen, in denen sie mit großer Sicherheit durch nichts und niemanden gestört werden. Ein Emailprogramm kann man abschalten, Telefone umleiten und Kollegen mit einem Hinweisschild „bitte nicht stören“ oder einer geschlossenen Tür darauf hinweisen, dass man ungestört bleiben möchte. Es wird sich niemand beschweren, wenn man nicht innerhalb von 5 Sekunden eine Email beantwortet oder einen Kollegen später zurückruft, der eine Frage hatte. Damit alle ihre ungestörten Arbeitszeiten für die schwierigen Aufgaben bekommen, kann man z.B. in der ganzen Abteilung von 9 – 12 Uhr auf Meetings verzichten und die Telefonate werden an der Zentrale angenommen und notiert.

Aufgaben priorisieren und terminieren

Zu viele Aufgaben gleichzeitig erledigen zu müssen ist einer der Hauptgründe, warum viele Leute das Gefühl haben völlig überlastet zu sein. Viele Aufgaben zu haben bedeuten aber nicht automatisch im Stress ertrinken zu müssen. Wenn wir uns als Metapher einen Rucksack vorstellen, in den wir alle Aufgaben reinstecken, die wir „heute“ erledigen müssen, dann ist der Platz begrenzt. Alle Aufgaben, die auf unserem Tisch landen, aber nicht so wichtig sind, dass sie heute erledigt werden müssen, werden von uns eingeschätzt. Danach suchen wir einen geeigneten Termin für die Erledigung der Aufgabe und tragen diesen in den Kalender ein. Jede geplante Aufgabe in der Zukunft verschwindet somit aus unserem Rucksack, so dass dieser uns nicht erdrücken kann.

Mit den beschriebenen Tipps und Tricks lässt sich der berufliche aber auch der private Alltag leichter bewerkstelligen. Es ist ein schönes Gefühl nicht von zu vielen Aufgaben erdrückt zu werden und eine gewisse Kontrolle zu behalten. Wie auch in allen anderen Disziplinen gilt auch hier „Übung macht den Meister“. Fangen wir also an zu üben.